Gerade für den Bereich Zeitmanagement gibt es heutzutage eine Fülle von kleinen elektronischen Helfern, die uns dabei unterstützen sollen unser Leben schnell und effektiv zu organisieren. So ziemlich jedes Handy besitzt heutzutage irgendeine Kalenderfunktion, damit man auch ja die Verabredung mit der Freundin nicht vergisst und sollte ein Termin doch einmal im Alltagsstress untergegangen sein, wird man gerade noch rechtzeitig durch eindringliches Klingeln und Vibrieren an seinen Fehler erinnert, sofern man die Erinnerungsfunktion richtig eingestellt hat.

Noch machtvoller sind die heutzutage zu einigermaßen erschwinglichen Preisen erhältlichen Organizer oder auch Persönliche Digitale Assistenten (PDAs). Hier ist der Name Programm. Die meisten Organizer bieten einen Fülle von Funktionen, welche es sicher und einfach erlauben, die täglich anfallenden Aufgaben zu kategorisieren, zu sortieren und sicher zu speichern. Dabei entwickeln sie sich immer mehr zu einem ständigen Begleiter gehetzter Geschäftsleute, aber auch Studenten werden immer öfter in Begleitung dieser kleinen Helfer gesehen.

Dabei stellt sich die Frage, ob diese immer komplizierter werdenden Geräte unser Leben wirklich erleichtern, oder ob wir vielleicht mit einem Zeitplansystem aus Papier genauso einfach und obendrein noch günstiger durchs Leben kommen. Bei der Beantwortung dieser Frage ist es natürlich wichtig, sich vorher Gedanken über die Art und Menge der anfallenden Adressen, Termine und Aufgaben zu machen.

Wir werden nun verschiedene Möglichkeiten aufzeigen, diese Informationen sinnvoll zu verwalten und dabei versuchen herauszustellen, welche Art der Verwaltung für wen am sinnvollsten ist.

Outlook und Co.Fast jeder von uns hat mit Sicherheit irgendeinen Terminplaner auf dem heimischen PC installiert, auch wenn man davon nicht unbedingt etwas weiß. Diese Programme sind meist keine reinrassigen Terminverwalter, sondern regeln nebenher noch den E-Mailverkehr, organisieren das komplette Adressverzeichnis und versuchen den Computer zu überreden, Kaffee zu kochen (bisher leider erfolglos). Unter diesen Programmen erfreut sich das im OFFICE Paket enthaltene Microsoft – Outlook einer recht weiten Verbreitung, denn fast jeder, der eine professionelle Büroumgebung für den eigenen Computer benötigt kommt um Microsoft Office fast nicht herum. Gerade Outlook hat sich dabei trotz einiger Schwächen schnell zu einem Standartprodukt für die Termin- und Kontaktverwaltung entwickelt.

Dass das Programm für eine professionelle Büroumgebung konzipiert ist, merkt man sofort. Im Gegensatz zu seinem kleinen Bruder „Outlook-Express“, welches bei jeder aktuellen Windows-Version kostenlos mitinstalliert wird, bietet Microsoft Outlook eine unglaubliche Fülle von Einstellungs- und Sortiermöglichkeiten, von denen der Normalverbraucher nicht einmal einen Bruchteil benötigt, die jedoch einen reibungslosen Betrieb im einer großen Büroumgebung ermöglichen. Die Terminfunktionalitäten selber sind dabei ausgeklügelt und vereinfachen die Übersicht über die eigene Lebensplanung erheblich, wenngleich die Bedienung selbiger oft etwas umständlich zu erlernen ist und bereits mehr als einen Nutzer in den Wahnsinn getrieben hat. Hat man diese Hürde aber gemeistert, ist man im Besitz eines mächtigen Werkzeuges zur Verwaltung und Organisation der eigenen Termine und behält stets die Übersicht.

Die Nachteile: Ein Computer inklusive Monitor ist im Normalfall recht schwer und deshalb für den mobilen Gebrauch ungeeignet, desweiteren verlangt Microsoft recht viel Geld für ihr Stück Software.

Wer jedoch nicht ständig unterwegs ist und den Willen besitzt, sich ein wenig in die nicht immer intuitive Bedienung von Microsoft Outlook einzuarbeiten, dem sei diese Art der stationären Terminverwaltung durchaus ans Herz gelegt. Es muss aber nicht immer Microsoft sein. Gerade Studenten besitzen oft einfach nicht das Geld für teure Software (trotz spezieller Studentenlizenzen), jedoch gibt es genügend Freeware Programme, die ähnlich funktionale Terminverwaltungen anbieten. Diese Programme besitzen natürlich oft nicht die Fülle an Funktionen und Optionen wie Microsoft-Produkte, sind jedoch für den „Hausgebrauch“ mehr als ausreichend.

Palm and friends. Handliche, kleine und leistungsstarke Minicomputer erfreuen sich in letzter Zeit immer größer werdender Beliebtheit und sind heutzutage aus keinem gut sortierten Aktenkoffer mehr wegzudenken. Aber auch Studenten nutzen diese handlichen Erinnernungsstützen immer häufiger zumal man Grundmodelle mit ausreichenden Funktionen schon ab 99€ käuflich erwerben kann. Der Vorteil von diesen Minicomputern (im Volksmund auch PDA’s genannt) liegt auf der Hand. Im Gegensatz zum standard - Aldi PC liegt ein PDA gut in der Hand, ist leicht und bietet fast genauso viele Funktionen zur Terminverwaltung, wie seine großen klobigen Desktop-Brüder. Im Optimum kommen sogar noch ein Farbdisplay, eine funktionierende Handschriftenerkennung sowie verschiedene Synchronisationsmöglichkeiten und Erweiterungsoptionen mit hinzu und machen den PDA zu einem ständigen Begleiter des terminüberfrachteten Studenten. Gerade diejenigen unter uns, die häufig ihre Termine ändern müssen werden die Möglichkeit, Termine immer und überall schnell und einfach bearbeiten zu können zu schätzen wissen. Die eigene Freiheit erreicht somit ein Nutzenmaximum (volkswirtschaftlich gesprochen) und die Effektivität des eigenes Zeitmanagements steigt in ungeahnte Höhen.

Selbst professionelle PC – Software, wie z.B. Microsoft Powerpoint gibt es in Versionen für den PDA und eine ständig wachsende Internetgemeinschaft ist fleissig dabei neue Anwendungen für den kleinen Helfer zu produzieren, was inzwischen dazu geführt hat, dass es z.B. eine Fülle von Spielen gibt, mit denen man sich die Zeit vertreiben kann. Der PDA mausert sich zum Gameboy, obwohl er nie dafür konzipiert war. Doch zurück zum Thema. Ein PDA ist mehr als nur ein Spielzeug neureicher Yuppies, im Gegenteil. Er hilft jedem, der viele Termine unter einen Hut bekommen muss, den Alltag zu organisieren und dabei ist er inzwischen sogar bezahlbar. Hinzu kommt der „Coolness“ – Faktor und lange Laufzeiten die dafür sorgen, dass ein PDA einen so gut wie nie im Stich lässt, ... aufladen muss man ihn natürlich trotzdem selber. Doch nicht für jeden lohnt sich die Anschaffung. Hat man nur wenig Termine zu verwalten und ändern sich diese eh so gut wie nie, muss man sich fragen, ob die restlichen Vorteile eines PDA’s den Kauf trotzdem rechtfertigen. Meist tun sie dies, jedoch sollte jeder Kauf gut überlegt sein, zumal notwendiges Zubehör wie z.B. eine Ladestation eventuell separat und teuer erworben werden muss.

Desweiteren beginnen PDA’s immer mehr mit den Mobiltelefonen zu verschmelzen. Es entstehen so genannte Smartphones, die in nicht allzuferner Zukunft zu digitalen Alleskönnern mutieren werden und neben der PDA-Domäne „Termin- und Adressverwaltung“ auch das gleichzeitige Surfen im Internet sowie das Telefonieren erlauben werden. Fast alle namenhaften PDA Hersteller haben ein Smartphone in der Entwicklung und die ersten Produkte sind bereits erhältlich.

Die zukünftige Entwicklung in diesem Sektor ist und bleibt spannend.

Zeitplansysteme aus Papier Nur wenige Dinge kommen an den Charme eines in Leder gebundenen Terminkalenders heran. Diese Art des Zeitmanagements und der Terminverwaltung ist noch lange nicht ausgestorben und erfreut sich auch im digitalen Zeitalter einer gleichbleibenden Beliebtheit. Ein gut geführter Terminkalender ist wesentlich intuitiver und leichter zu bedienen, als die noch recht komplizierten Computerlösungen. Jeder versteht auf Anhieb Prinzip und Funktionsweise, es gibt keine Viren, keine Bugs und keine lästigen Updates. Die Dateneingabe erfolgt dabei schnell und unkompliziert, jedoch hapert es aus physikalischen Gründen leider an den Bearbeitungsfunktionen. Termine können z.B. nicht vollständig gelöscht werden (welch Wunder...), sondern müssen mit einem separat erhältlichen Eingabegerät (Kugelschreiber) als gelöscht markiert (durchgestrichen) werden.

Was Flexibilität und Funktionalität angeht, kann ein normaler Kalender heutzutage nicht mehr mit den erhältlichen Softwarelösungen konkurrieren benötigt dafür aber auch keinen Strom oder teure Zusatzgeräte. Er ist handlich, übersichtlich strukturiert und bietet dazu häufig noch etliche Zusatzinformationen wie z.B. Messe- und Ferientermine. Ein Kalender kann nicht abstürzen und sämtliche Eingaben sind sofort gespeichert und im Gegensatz zu den PDA’s ist ein stinknormaler Kalender nur selten das Ziel von Langfingern.

Wer seine Termine fest verplant und nur sehr selten ändert, für den ist ein normaler Kalender mehr als ausreichend, zumal er recht kostengünstig in Anschaffung und Unterhalt ist. Jeder andere sollte sich Gedanken machen, ob für ihn nicht doch eventuell eine etwas flexiblere Variante (sprich: PC oder PDA) die bessere Lösungsstrategie wäre.

Heutzutage gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, Zeitmanagement effektiv zu betreiben. Nicht jede dieser Möglichkeiten ist für jeden geeignet und deswegen muss jeder letztendlich selber seine Auswahl treffen. Jedoch geht der Trend immer stärker hin zum elektronischen Helfer, egal ob PDA, PC oder Handy. Durch immer ausgeklügeltere Funktionalitäten wird dabei der Anwender in einem effektiven Zeitmanagement unterstützt und mit der Zeit wird kaum einer mehr ohne diese Funktionalitäten leben wollen. Doch dass heißt nicht, dass der normale Kalender irgendwann aussterben wird, im Gegenteil. Bis die Software eines Computers nicht genauso intuitiv und einfach zu bedienen ist, wie ein Zettel mit einem Stift, wird auch diese Art des Zeitmanagements weiterhin überleben.